12. Jun 2023
Unternehmen sind verpflichtet, Personaldossiers zu führen, in denen sie Informationen über beschäftigte Personen sammeln und diese dann auch aufbewahren müssen. Der folgende Artikel soll einen Einblick darüber geben, was zum Inhalt von Personaldossiers gehört und wie diese in der Schweiz aufzubewahren sind.
Im Gesetz findet sich der Begriff Personaldossier nicht direkt. Es gibt allerdings gewisse gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, denen man in der Praxis üblicherweise durch Führung eines Personaldossiers nachkommt.
Arbeitgebende dürfen lediglich Personendaten von Mitarbeitenden bearbeiten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (Art. 328b OR). Zum gewöhnlichen Inhalt eines Personaldossiers gehören z.B. Personalien und Adressdaten, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Reglemente, Arbeitsunterbrüche wie Krankheiten, Unfall etc. inkl. Nachweise, Ferien, Lohn- und Versicherungsdaten, Mitarbeiterbeurteilungen, Abmahnungen und Verweise, wichtige Korrespondenzen und Aktennotizen etc. Die Frage nach der Aufbewahrungsdauer für dieses Personaldossier kann nicht pauschal beantwortet werden. Hierzu sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen sowie die Verjährungsfristen von Ansprüchen von Arbeitnehmenden zu beachten. Die meisten monetären Ansprüche von Arbeitnehmenden verjähren nach fünf Jahren. Das Bundesgericht hat in einem aktuellen Entscheid geklärt, dass der Anspruch auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses erst nach 10 Jahren verjährt. Das bedeutet, dass alles, was für die Ausstellung eines Zeugnisses wichtig ist und benötigt wird, für den Fall der Fälle 10 Jahre aufbewahrt zu werden hat. Ebenso müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte für den Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Da einige dieser Unterlagen auch im Personaldossier abgelegt sind, sind auch die Vorschriften der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu beachten. Nach dieser können u.a. Belege schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Zudem sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten. Hier stossen viele Unternehmen, die von der bisherigen Papierform derzeit daran sind, alle Unterlagen inkl. Personaldossiers zu digitalisieren, oftmals an ihre Grenzen. Ein einfaches PDF reicht oft nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen oder in Prozessen als optimales Beweismittel zu dienen.
Es gibt jedoch verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen können. Hier sind vier Schritte, um eine rechtssichere Aufbewahrung von Personaldossiers zu gewährleisten:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufbewahrung von Personaldossiers in der Schweiz ein komplexes Thema ist, das viele rechtliche Anforderungen mit sich bringt. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre gesetzlichen Pflichten erfüllen, um die Daten ihrer Mitarbeitenden sicher und geschützt aufzubewahren. Die Konsultation von rechtlichen sowie technischen Experten kann für viele Schweizer KMU die Aufwände signifikant verringern. Durch sorgfältige Planung und Umsetzung können Unternehmen die Rechtssicherheit gewährleisten und langfristig Kosten einsparen.
Co-Autoren: Kathrin Moosmann (Muri Partner Rechtsanwälte AG) und Thomas Hepp (CTO OriginStamp AG, Kreuzlingen)
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